תכנון אירוע הוא הבסיס החשוב ביותר להצלחת האירוע. כל אירוע כולל עשרות רבות של משימות ודברים שצריך לדאוג להם ולכן תכנון לקוי יכול לגרוע מאיכות האירוע והתנהלותו בזמן אמת. החל מבחירת המקום הנכון, דרך ניהול תקציב, בחירת אוכל ואטרקציות בהתאמה לקהל היעד ועד לפרטים הקטנים ביותר כמו עיצוב ההזמנה שלכם. כל אלה הינם תוצר של תכנון נכון של האירוע. בואו נבחן כמה מהטעויות הנפוצות ביותר בתכנון אירועים.
#1 – בחירת מקום לא מתאים לאירוע:
המקום שתבחרו יהיה במידה רבה הפרמטר שישפיע על הצלחת האירוע. מקום מרוחק מדי לאורחים שלכם, כזה שאין לו חניה או לא נוח להגיע אליו, יכול לגרום לאנשים מראש לוותר על האירוע שלכם. כמו כן, תרצו לבחור מקום המתאים לסוג האירוע שאתם רוצים לחגוג. אם אתם חוגגים בת מצווה למשל אז מועדון בת מצווה יכול להתאים יותר מאשר אולם אירועים גדול. אם כבר הזכרנו את גודל המקום, הרי שאתם לא רוצים שהמקום יהיה גדול מדי ביחס לכמות האורחים וישדר קרירות ומצד שני אתם לא רוצים שהמקום יהיה קטן וצפוף מדי ביחס לכמות האורחים שלכם.
#2 – להיזכר מאוחר מדי:
אנשים רבים נוטים לדחות דברים לרגע האחרון. "יש עוד זמן עד התאריך המיועד, נוכל להכין אותו חודש לפני בקלות". זה לא עובד כך. מקומות מסוימים צריך לסגור תאריך כמה חודשים מראש. ישנם אנשי מקצוע שכדי לשריין את התאריך צריך גם כן להזמין כמה חודשים מראש. בחינת ספקים שונים ובחירת הספק המתאים ביותר גם כן עשויים לקחת זמן. הכנת ההזמנות, ההדפסה שלהן ושליחתן לאורחים גם כן צריכה להיעשות מספיק זמן מראש כדי להכין אותם לשריין את התאריך.
#3 – התעלמות מהאורחים:
האורחים עושים מאמץ להגיע לכבד אתכם באירוע שלכם ולכן חשוב שתתאימו להם מספר פרטים שונים: מתחמי ישיבה מסודרים, אטרקציות, תפאורה וכמובן אוכל. באירוע בר/בת מצווה קהל היעד העיקרי הוא ילדים למשל ולכן אלה צריכים להתאים בעיקר עבורם. באירועים כמו חתונות קהל היעד עשוי להיות ברובו אנשים מבוגרים יותר או קהל מגוון המשלב אנשים בגילאים שונים.