כנס הוא אירוע עסקי שדורש תכנון אסטרטגי מקיף, החל מבחירת נושא הכנס דרך הלוקיישן בו הוא ייערך ועד גיבוש התכנים, השגת מקורות מימון, שיווק ופרסום של הכנס וניהולו בפועל.
כנסים מתקיימים במגוון פורמטים לקהל מקצועי או לציבור הרחב ולכל כנס מטרה אחרת, בין אם האג'נדה היא של חשיפת חידושים ועדכונים בתחומים רלבנטיים לתעשייה ספציפית ובין אם מדובר בכנס ייעודי לגיוס כספים.
הצוות המפתח והמארגן של הכנס בוחן את כל האפשרויות שעומדות בפניו ביצירת התמהיל הנכון על פי לוחות הזמנים והתקציב הנתון.
מרכזיות בדרך להצלחה
אין ספק שהמקום בו עתיד להיערך הכנס משחק תפקיד משמעותי בהצלחתו של האירוע.
הבחירה במיקום גיאוגרפי מרכזי ונגיש מאפשרת מלכתחילה ליותר משתתפים להגיע בקלות לכנס. כדאי לבחור אולם אירועים שקרוב לכבישים מהירים ראשיים, לתחנת רכבת, שהמוזמנים יוכלו להחליט אם ברצונם להגיע לכנס בתחבורה ציבורית הזמינה עבורם או ברכב פרטי וליהנות, במידה ובחרו באופציה השנייה, מחנייה בקרבת מקום. כך הם יגיעו בזמן ולא יצטרכו להתחיל לתור אחר חנייה.
שימו לב שישנם מתחמים בערים הגדולות ששוכנים במקומות מרכזיים ומצמצמים את המאמץ עבור המוזמנים.
גודל מותאם ותשתית טכנית
הפקת כנס כרוכה במציאת מקום שגם יעמוד בסטנדרטים הגבוהים של עיצוב, אווירה, חוויה קולינארית משובחת.
כדאי לגבש מבעוד מועד את סוג הכנס ולהעריך את הקיבולת. כלומר, כמות המשתתפים, כדי להבין אם לשכור אולם כנסים רחב ידיים וגדול במיוחד או ללכת על מקום בעל סביבה אינטימית וכמובן לבדוק אם המועמדים לאכלוס האירוע אכן פנויים במועד המבוקש, ואם מדובר בחלל אחד או יותר.
יש להתייחס גם לאבזור הטכני של המקום במיוחד אם מדובר בכנס באוריינטציה טכנולוגית.,
אולם, גם אם המהות אינה טכנולוגית, הרי שבכל כנס יש צורך במערכת סאונד משוכללת, פתרונות תאורה מתקדמים, מקרן להצגת פרזנטציות או קליפים ויש לוודא שהמקום המבוקש אכן יכול להציע את היתרונות הטכניים המבוקשים לכנס מוצלח.
כדאי לוודא גם שיש למשתתפים מקומות ישיבה נוחים או שמבחינה מודולארית ניתן לשלוט בסגנון וסדר הישיבה כמו ישיבת תיאטרון וכדומה.
כנ"ל בכל הנוגע למיתוג המקום על פי הקונספט של הכנס, צבעוניות האירוע או החברות המשתתפות והמציגים, קישוטים ותפאורה, הקרנת סרטוני נושא, חיבור חופשי לאינטרנט אלחוטי וכדומה.
הצד הקולינארי של הכנס
אין כנס בלי אוכל. הפן הגסטרונומי בעל השפעה על ההנאה וכדאי לבחון מראש מהן האלטרנטיבות התזונתיות של המקום – האם הוא מעסיק טבע או שף, משתף פעולה עם קייטרינג, כולל מטבח פעיל או ספקים חיצוניים שמגיעים לבשל במקום או מספקים את המזון ואילו מטעמים ניתן להגיש ובאיזו מתכונת האם בתור עמדות של בופה עשיר או בהגשה ישירות לשולחנות. החליטו האם להתאים את הכיבוד גם לעונתיות של הכנס, לזמן ביום (אירוע בוקר, צוהריים או ערב) כולל התאמות לבעלי רגישות, העדפות תזונתיות וכדומה.
מבחינת מתקנים שהמקום כולל כדאי לבחון איזה מתקנים הוא מציע לבאי הכנס ולכם המארגנים. למשל, אזור ייעודי לקבלת פנים או סביבה חיצונית באוויר הפתוח לצד חללים מקורים, פינות הסבה ועוד והאם מורגשת ההשקעה העיצובית בגופי התאורה, הריהוט האלגנטי, ריצוף איכותי, אווירה מזמינה, הקפדה על ניקיון.
איכות השירות אף היא חשובה במיוחד בכנסים מקצועיים בניווט הקהל שמגיע, דרך המלצרים והדיילים וכדאי לייצר שיחת תיאום ציפיות עם הצוות של המקום על מנת לגבש נהלים ברורים למהלך הכנס עצמו.
אל תתפשרו על אולם כנסים יוקרתי שיתאים להפקת כנס מקצועי מוצלח, החל ממיקום אטרקטיבי במרכז הארץ דרך חללים אסתטיים ועד תשתית קולינארית טובה.